一、项目概况

（一）项目概述

院内现有病案库房空间有限，需寄存部分病案缓解库房压力，同时为实现病案统一管理，确保病案资料的安全性、保密性和后续查阅的便捷性，拟通过三方比价遴选方式选定1家供应商提供病案存管服务。

二、采购内容

本项目选定1家供应商，为院内病案科提供周期为5年的服务病案存管服务。                            项目名称：广州市荔湾区妇幼保健院病案存管服务采购项目
  项目服务期：本项目服务期5年。

  项目首批病案数量：约8千份，以实际量为准

三、供应商资质要求

（一）具有独立民事责任的法人、其他组织或者自然人，并取得合法工商执照或者其他法人(负责人)证书，如供应商为自然人的提供自然人身份证明；

（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（三）供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（四）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（五）本项目不接受联合体响应；

（六）参加本次比选活动前三年内，响应供应商没有被列入失信被执行人、重大税收违法失信主体、政府采购严重违约失信行为记录名单。(以资格审查人员于响应截止日当天在“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)或中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)查询结果为准如相关失信记录已失效，供应商需提供相关证明资料。)

四、服务内容要求

此次采购项目需确定每年每箱（或每年每份）存管费用和寄存箱尺寸，每月度按实际存放档案箱数计算存管费用，以实际箱量按年度结算。供应商需提供病案存储、调阅、配送、入库搬运、文档保密等病案管理工作，合同期限为5年。

  （一）技术要求

1.档案材料根据档案类型设定长宽高规格，标准箱尺寸：长47*宽34*高27厘米，文件类型包括病历、财务档案、会计档案等纸质类文档，需在预算范围内提供最优档案存管服务。

2.具备拥有自建库房或长租库房，库房权属清晰。房屋结构为钢筋混凝土框架永久建筑。

3.档案库房选址应远离自然灾害易发生的地段，远离易燃、易爆物品或场所，远离污染源；应符合地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通等要求；不得毗邻水房、厨房、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所；如无特殊保护（比如，室内外地面高差符合要求、配备可靠的安全防护设施等）。

4.档案库房防火设计、建设应通过消防部门审核、验收；耐火等级应不低于二级；库房内不得设置明火设施。

5.档案库房定期组织员工学习消防法规和各项规章制度。每半年进行一次消防演练，并结合实际不断完善预案。消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状況，保持设施整洁、卫生、完好。

6.档案库房的门均应向疏散方向开启，并应为甲级防火门；应安装防盗门窗、视频监控等设施设备。

7.档案库房应设置必要的排水设施，应排水通畅，不得出现积水；不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房；档案库房屋面防水等级应为I级；地下防水等级应为一级，并应设置机械通风或空调设备。

8.档案库房不宜采用水、汽为热媒的采暖系统，确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。

9.档案库房应有温、湿度调控措施，应配备必要的采暖通风和空气调节设施设备。

10.档案库房应采取防鼠、防虫、防霉措施，墙身孔洞应采取用不燃材料填塞密实等防护措施，档案库房门与地面的缝隙不应大于5mm。

11.档案库房应安装防光窗帘等设施设备，防止日光直接射入，并应避免紫外线对档案的危害。

12.档案库房应根据需要配备符合国家规定的档案装具。档案库房配备的装具应与档案库楼面均布活荷载标准值相匹配。档案库房应配备密集架或五节柜等存放纸质档案的装具、实物档案柜、防磁柜等。

13.档案库房功能设计应自成一体，库房内不得有其他用房，其他用房之间的交通不得穿越档案库房。

14.档案库房内严禁存放易燃易爆物等危险品；档案库房内不得堆放其他杂物。

15.消杀工作：每月做一次消杀工作，消除虫、鼠等有害生物破坏文档，不定期投放除虫药物，药品1-2 年需更替使用，避免虫害出现抗药性、拒食性等情况。

16.供应商应建立完备的档案管理系统，满足日常各项管理要求。

17.供应商需按照采购单位实际需求，配合进行档案存管项目工作。

  （二）服务要求

1.病案常规调阅的响应时间最长为1天，加急调阅响应时间最长为4小时内，并配有7*24小时视频监控专用调阅区域，快速响应提供按份/按箱的调取病案服务，并能在约定时间送达。

2.保护和维持采购单位病案信息内容的保密性，对所有具有保密性质的信息（包括但不限于经营、管理、商务、技术、营销、发展规划、客户信息等）进行保密。未获得采购单位事先书面同意前，供应商承诺不会因任何理由私自拆阅采购单位文档箱或披露采购单位档案内容。

3.供应商可因应采购商实际需求按季度向采购单位提供存管档案的管理情况报告，内容不限于库存数量、新增数量、借阅数量、内部检查情况、风险防控情况等。并接受采购单位不定期的现场检查。

4.查阅、调阅寄存的档案文件时，应授权并出示相关证明(负责人授权委托书、经办人身份证、工作证)原件验证，并提交相关证明复印件备案。

5.具有应对各种突发情况的应急机制，确保档案安全。

6.未经采购单位同意不得以任何形式变更档案存储场地。

7.标准材料箱尺寸：长47*宽34*高27厘米。

 （三）其他要求

1.供应商承担后续新增病案收集运输配送服务及病案调阅配送服务的相关费用。

2.病案存管费含人工管理、场地、装具、条形码、库内防霉防虫药剂、空气净化等各项保护措施。

3.供应商库房场地仅限广州市区50公里内。

  五、付款安排

  （一）付款安排

计费周期为按自然月，结算方式按自然年度计算，根据双方确认的结算清单及相应金额的增值税专用发票据实结算。

  （二）续签安排

此次采购拟与中选供应商签订为期5年的合同。5年合约到期后，如采购单位满意中选供应商服务质量，合约双方均无异议，需求部门提出续签合同申请时，对原合同履约情况及市场价格未发生不利变化作出说明，按照公司合同管理有关规定进行审批后则可续签。 

  六、报价方式（自拟定）

  七、采购预算单价限价项目

1.仓储服务费

2.初次移仓服务费（打包价）

3.初次人工整理服务费

4.材料箱和条形码费用

5.加急调阅服务费

6.销毁服务费

7.永久下架移出服务费

  八、供应商报名时应提交以下资料

1.企业营业执照副本

2.法人资格证明书及授权委托书

3.资质证明文件（如有）

以上材料复印并加盖公司印章(彩页除外)

  九、报价函报名时间和方式

1.报名时间：2025年 7月30 日-2025年 8月4日

(工作日：上午8:00-12:00，下午2:30-5:30)

2.报名方式：报价函和报名材料寄至本院地址：广州市荔湾区东漖南路238号（ 医教科）

3.截止时间：2025年8月4日 17:00

4.联系人及联系方式：梁老师（81744171）

广州市荔湾区妇幼保健院

2025年7月29日